Sådan gør vi med personfølsomme data på Grennessminde Birkerød
Vi overholder de regler og love der er på persondataområdet i Danmark, og har sørget for at skærpe vores arbejdsrutiner og digitale sikkerhed så vi er på linje med kravene i lovgivningen.
Det er især vigtigt at overholde sikkerhedskravene i forhold til den skriftlighed der er om den enkelte elev, både for det vi selv skriver og sender ud, men også for de dokumenter vi modtager fra eksterne samarbejdsparter.
Alle ovennævnte dokumenter ligger digitalt på vores server, som er hosted hos Procopa IT. Adgangen til dokumenterne på den enkelte elev, begrænses internt på skolen til de medarbejdere som det er relevant for.
Når vi sender dokumenterne ud til samarbejdsparter, foregår det på sikker mail. Når vi sender til forældre og andre uden sikker mail, foregår det på nuværende tidspunkt med Quickpost eller almindeligt brev, på længere sigt vil det foregå via e-Boks.
På Grennessminde Birkerød opbevarer vi elevernes CPR-nummer i vores database, som ligeledes er hosted hos Procopa IT. Dette indhenter vi forældrenes skriftlige samtykke til. I databasen opbevarer vi også status på nationale test og FSA, samt forældre og evt. andre pårørendes navn og adresse mm.
Når en elev udskrives fra Grennessminde Birkerød gemmer vi alle dokumenter og oplysninger vedrørende eleven digitalt i 5 år, hvorefter de slettes. Undtaget herfor er elevernes afgangsbeviser der ifølge Kulturministeriets lov om arkivalier skal gemmes livslangt samt lignende dokumenter som vi adspurgt bruger til at dokumentere elevens skolegang. De sidste 4 cifre i elevens CPR-nummer slettes i vores database allerede når eleven udskrives. De øvrige oplysninger forbliver i 5 år.
Fotos af eleverne på vores hjemmeside og sociale medier er som hovedregel ikke portrætter, og der fremgår ikke navn mm. Hvis vi vælger at bruge portrætter hvor eleven kan identificeres, indhenter vi forældrenes skriftlige samtykke for hvert foto.
